О нас / Наши тренера   |   Контакты   |   Наши клиенты   |   Отзывы   |   Проекты месяца   |   Партнеры   |   Вакансии  
На главную Написать нам Поиск
ТРЕНИНГИ,
КОНСАЛТИНГ, КОУЧИНГ,
КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
ПО ПРОДАЖАМ И УПРАВЛЕНИЮ


адрес: Украина, Киев, ул. М.Расковой, 11-Б, офис 212
e-mail: info@mypersonal.com.ua
тел.: +38(044) 495-2656, +38(067) 233-3586, +38(067) 443-0113, +38(093) 970-6610
   Тренинги
   Управление временем и делегирование
   NEW! «Корпоративный тайм-менеджмент»
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project
   Стресс - менеджмент: управление временем в условиях неопределенности
   Эффективный ассистент руководителя и секретарь
   Индивидуальное обучение
   Личная эффективность руководителя
   Эффективное планирование времени с органайзером
   Личное планирование и эффективное взаимодействие с Microsoft Outlook
   Проведение совещаний
   Статьи
   Управление временем и делегирование
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project
   Фотогалерея
   Управление временем и делегирование
   Эффективное взаимодействие и личное планирование с Microsoft Outlook
   Управление проектами с Microsoft Project





Статистика посетителей:
Всего: 771551
За месяц: 399
Сегодня: 98
Онлайн: 1

+38(044) 495-2656, +38(067) 233-3586, +38(067) 443-0113, +38(093) 970-6610


Наш курс MS Outlook «вертится» не от темы, а от проблемы. Как говориться не «что», а «зачем». За этим же принципом мы решили построить эту статью, чтобы в каждом действии касательно темы оптимизации и эффективности придерживаться принципов, которые составляют основу философии курса.

Материал 1 
Приоритет для всех и всего 

Понедельник 9.00. ** мая 2003 года. Перед вами список дел, которые вы должны сделать. Вы не знаете с чего начать, а выполняя одно, чувствуете, что не успеваете сделать другие. Все это вгоняет вас в состояние постоянного стресса. Вы устали, вы… Давайте остановимся на этом критичном и такой до боли знакомом моменте.
В каком состоянии приходиться трудиться современным представителям успешных бизнес-компаний? Думаем будет что-то близкое к следующей картине (Рисунки Crazy manager and InforManager). Как только мы стараемся сконцентрироваться и приступить к выполнению своих задач, как начинается: к нам забегают коллег и босс, приходять десятками имейлы, факсы, звонки и так до бесконечности.
Милионы лет назад. Эпоха первобытного человека. Все о чем он думает – это защищенная семья, пойманная добыча и побег от хищника или более сильного врага. А сколько задач решаем мы в своей повседневной деятельности 30, 50, 100?.. Это наша реальная ситуация. И как нам быть, как удержать это все в голове, при том, что наше сознание в нормальном состоянии может удерживать не болем 7 единиц информации? А как хотелось бы, чтобы каждое сообщение приходило к нам табличкой «мой приоритет 27», моя ключевая область «маркетинг» и становилось в очередь для рассмотрения. Даже шеф, который врывается в наш рабочий день, также становился бы в очередь. «Очередь приоритетности» это один из возможных вариантов ухода от стресса. Но перед тем как учиться избегать стресс, давайте подумаем, как мы туда попадаем?

Стресс: войти и выйти 

Основная причина стресса – частые переключения от задачи к задаче. Работа требует быстрого переключения. Но сознание изменяется медленнее, чем общество. Ведь природа создала нас под старое общество. Вспомним нашего первобытного человека сколько раз в день он переключался от задачи к задаче 3 или 4?.. Мы не можем изменить физиологию (тигр в лесу один на один и сейчас вызывает стресс), поэтому усовершенствуем методы организации работы, новые технические приспособления (компьютер), чтобы успевать за обществом и обрабатывать возрастающие потоки информации.
В результате частых переключений идет замедленное выполнение работы. Замедление это реакция организма на стресс, чтобы не было перегрева организма. В начале рабочего дня мы делаем быстрые переключения, потом все медленнее, и под конец дня – практически не реагируем на стрессогены. Со временем постоянный стресс порождает хроническую усталость и мы чувствуем, что не в состоянии реагировать на изменения не только под вечер, но уже постоянно. Помните себя после отпуска: усталости нет, вы бодры, полны энергии, но что это две недели и все вернулось на круги своя. Отдых не решает проблема, а только отодвигает ее на время. Стресс – утомление – хроническая усталость – это формула плохо организованной работы. Проблема кроется там.
Еще один негатив стресса в том, что в этом состоянии сознание закрывается, и мы работаем «как всегда», не используем всего нового.
Мало знать, какой уровень стрессогенности для него не представляет угрозы, и он может работать с ним. Задача человека – уйти от стресса, не допускать быструю смену задач, и ключ к этому планирование.

Перед тем как всецело отдаться вопросу планирования, еще один штрих к теме переключений от задаче к задаче. Думаю Вам знакомо выражение за двумя зайцами, и уж наверняка вы знаете, что случилось с героем одноименной пьесы. Когда-то я заметил интересную вещь, когда не задумываясь печатаю на компьютере это получается у меня довольно быстро, а как только я начинаю думать об этом и стараться анализировать насколько быстро я это делаю, скорость резко падает, начинаются непроизвольные ошибки и в конце концов раздражение. Через некоторое время я нашел этому теоретическое обоснование. Человек может находиться в двух состояниях: действия (печатанье) и анализа (обдумывания как мы это делаем). Переход из одного состояния в другое приводит к снижению скорости и это реакция на стресс. Желательно или печатать, или оценивать как мы печатаем. Не живите между этими состояниями. Определите время для анализа и время для действий, неплохой вариант, например, утро и вечер – анализ, день – действия.

А есть ли у Вас план? 

Почему мы не любим планировать? А где взять время на планирование? - отвечают нам бизнесмены. Ведь и так у нас все время расписано по минутам, начинаем рабочий день мы в 8.00 и заканчиваем в 11.00, а вы хотите, чтобы мы еще и планировали. Что же мы на это отвечаем? Во-первых, планирование оптимизирует работу. 10% времени на планирование, экономит 50% времени на выполнение задач. (Детальную инструкцию и математические расчеты вы получаете на тренинге) Люди воспринимают планирование как отвлечение, поэтому идеальный выход из этой ситуации – это его автоматизация и легкость проведения.
Вторая задача планирования – концентрация на важном. Закон Парето гласит 20% задач приносят нам 80% прибыли. Так вот планирование помогает нам определить и сфокусироваться на этих 20%.
В-третьих, планирование дает возможность действовать сосредоточено. Вы расставляете приоритеты, сходные задачи группируете, не превращайте рутину в проект, то есть мелкие задачи группируете и в один момент решаете, то же самое мы проделываем с отвлечениями.
А в-четвертых, планирование – возможность посмотреть на себя со стороны. Когда работаешь, не можешь оценивать. Кажется, что нереально успеть сделать большую задачу, она займет уйму времени, но когда ты научишься определять приблизительное время на ее выполнение, время как правило остается. Дело в том, что мы все делаем с запасом. Со временем, как у спортсменов внутренние часы, сколько прошло времени, так и у вас будут – сколько пройдет. Вы лучше понимаете себя, над какими задачами, сколько времени работаете, от каких получаете большее удовольствие, в какое время дня какую работу выполняете лучше. Мы научим вас определять время на большие задачи. Здесь действует правило «как съесть слона» смысл которого сводиться к тому, что большую задачу надо разбить на более мелкие, здесь главное начать, а потом будет легче. Ведь что такое посмотреть на себя со стороны – анализ того, сколько времени, на какую задачу ты тратишь.

Для чего мы планируем? 

Ответить на этот вопрос можно по-разному. Например, чтобы определить для каждой задачи свое время. В том числе для отвлечений, доделывания задач и даже для форс-мажора.
Планирование помогает человеку вырваться из бурного водного потока, сваливающихся на вас из разных источников, задач. Этот «легкий» шок продолжается и дома, и даже во сне, как утверждают психологи, вы не расстаетесь со своим стрессом. В результате мы и получаем переутомление и параноидальное желание «уйти и забыться». Поэтому вы приходите на работу и бросаетесь их выполнять. Наша атака задач сравнима, наверное, с тем, как бык бросается на красный цвет. Вы не работаете, вы боретесь. И так продолжается всегда, так как заканчиваем одну – появляется две новых.

Причина этого в том, что мы хотим сделать всю работу за раз. Результат такого рвения – ничего не сделано и… стресс. Когда у вас 10 задач, они висят над вашим сознанием и давят. Вы их даже запомнить не можете, не говоря о том, чтобы выполнить, так как сознание удерживает не больше 7 единиц информации. Вопрос зачастую сводиться к тому, что вы начинаете уклоняться от работы. Такое количество задач пугает вас.

Форс-мажор есть всегда, но он не должен делать нас своими рабами. Если у тебя есть план распределения работ, то в случае изменения в рабочем графике ты знаешь, какую задачу, куда переставить. Вылетит в худшем случае одно звено, но цепь задач не поломается и благодаря выставленным приоритетам мы знаем как действовать: от какой задачи отказаться, куда что переместить и т.д. Если нет плана, все наваливается в кучу, и ты постоянно разбрасываешь эту кучу, не видя просвета. Все твои задачи, как строй бравых солдат, всегда перед тобой. Если причина форс-мажора повторяется, это сигнал к тому, что нужно усилить это звено, или поменять человека на этом участке работ, или изменить его роль-место.
И еще одно, если появляется форс-мажор, предупреди других, что ты не успеваешь выполнить что-то. А то говорят за 5 минут до срока окончания и начинают объяснять причины, почему это не сделано, но изменить уже ничего нельзя. Хотя это можно было сделать заблаговременно путем перераспределения ресурсов.

Планирование структурирует работу. Мы часто недовыполняем работу. Этот вопрос, в значительной мере, можно решить с помощью «запасов прочности». Знаете, вас отвлекали и будут отвлекать, так отведите себе время для отвлечений и пускай отвлекают на здоровье, но это уже не будет сказываться на результатах Вашей работы. Надо планировать отвлечения, форс-мажор, стресс.

Как надо планировать? 

Если компания работает в режиме «тушения пожаров» и фокусировки на задачах, которые «громче кричат», что ей нужно? Прежде всего выйти из состояния перманентного стресса, бросания от задачи к задаче и блуждений в потоке неконтролированной информации.
Вам нужен четкий стратегический план, преломленный в цели на месяц, неделю и день. И как следствие персонал, где каждый знает свои приоритеты и совершает «самое эффективное действие на сейчас».
Что касается приоритетов, не надо воспринимать правильно расставленные приоритеты как первый приоритет – первый в графике дня, второй – на втором месте и так далее. Все намного сложнее…
Нужны причины, которые бы толкали нас к изменениям. Одна из них удовольствие в работе. Как же получить от работы удовольствие? Философия ОПД утверждает, что этого можно достичь, ответив на 4 вопроса. И не просто ответив, а найдя баланс между ними.
 Что делать (ответ ищем в ключевых областях работы сотрудника, job description, должностные инструкции)
 Кому делать (Варианты ответа: я, босс, коллеги, подчиненные. Очень хороший вопрос в этой связи, который можно задать самому себе и лицу ставящему перед вами задачу «А почему я?»)
 Когда делать (условия положительного ответа: приоритеты, самое эффективное действие на сейчас, лучшее время для каждой задачи)
 Сколько делать (определение общего времени для выполнения задачи и его разбивка по дням. Есть такой закон Паркинсона: работа выполняется столько, сколько времени выделяется на нее)
Продолжая ответ на последний вопрос, остановимся детальнее на таком феномене как «большие задачи». Чаще всего мы не действуем не из-за того, что задача кажется нам трудной, а из-за привычки откладывать на потом. Пользуясь правилом «как съесть слона», мы научим вас определять время на большие задачи. Тут главное начать, а потом будет легче. При выполнении важной и длительной по времени задачи, определите, какое мероприятие по ней Вы сделаете в это время.

План дня
Если говорить более предметно, то ваш ежедневный план распределения времени должен включать следующие блоки 

1. Время на работу с вашими ключевыми задачами
2. Время на обработку отвлечений
3. Время на обработку корреспонденции (электронной, бумажной, факсовой)
4. Обеденное время
5. Утреннее планирование
6. Вечерняя оценка

Если Вы вспомните идею о двух состояниях человека: действия и анализа, то два последние пункты как раз являются составляющими анализа. В это время мы должны посмотреть на свою работу со стороны и спланировать-проанализировать текущий и ближайший день.

Кроме этого, нужно предвидеть время на: контроль делегированных задач, написание отчетности или резюме/протоколов встреч, сохранение необходимых документов в нужном месте, фиксацию Ваших идей.

Какими правилами составления дневного расписания следует пользоваться. Первое, это принцип – для каждой задачи – лучшее время. Каждый из нас делает определенный тип задач в определенное время дня. Например, творческие задачи в утреннее время, а рутинные в обед. Главное изучить себя, и потом уже спланировать свой рабочей день. Второе, не делать в одно время две задачи. В этом случае вы потратите на их выполнение больше времени, нежели бы вы занимались каждой из этих задач по очереди.
Третье, группируйте разрозненные мероприятия в одну задачу, а сходные по типу работ задачи – в один временной блок. Это позволит фокусироваться на однотипных работах, не распыляя внимание и соответственно добиваться более высокой отдачи и продуктивности работ.
И еще одно, концентрируйтесь на важном, не превращайте рутину в проект. Хорошая стратегия – различные мелкие и неважные задачи собирать и выделять на них час или в пятницу вечером или в выходной день.

Но мало запланировать определенные действия, надо еще добиться неизменности этого плана. Напряженная работа требует от нас навыков защиты своего рабочего времени. Прежде всего Позаботьтесь о том, чтобы в то время, когда вы работаете над стратегическими задачами вас не беспокоили. Следующее - разбирайтесь с отвлечениями сразу, направьте на него свой полный фокус и будьте полностью спокойны. Не пытайтесь отвлекаться и параллельно решать основную задачу или, например, разговаривать с коллегой, продолжая смотреть на экран компьютера. Существует следующее правило работы с отвлечениями. Отвлечения классифицируются следующим путем. Тип А: важный вопрос, который нужно немедленно решить, отложив задачу, которой вы занимались до этого. Сразу назначайте время выполнения этой задачи или определяйте время для встречи. Тип Б: важный вопрос, но его решение не ваша компетенция. Эту задачу вы делегируете, можно даже сотруднику, который пришел с ней. Тип В: информация не заслуживает внимания, вы отклоняете его рассмотрение. Очень авжно в этом деле научиться говорить отвлечениям, будь-то письмо или человек, «нет», иначе все ваши планы улетучатся в первый же час работы.

Мы готовы подсказать Вам как усовершенствовать и оптимизировать вашу работу и определить с вами пути решения существующих проблем. Но вы и только вы решаете, когда начать изменения.

Понедельник 9.00 ** мая 200? года, вы знаете что делать, кому, когда и сколько времени.
Этот день настанет.


Материал 2
Корпоративная культура: идею - в действие, возможность - в результат 

Будь-то новая информация, появившаяся идея вам необходима четкая система обработки этой информации. Прежде всего надо ничего не забыть. Голова у нас для того, чтобы думать, а не помнить. Сознание волнуется, чтобы ты не забыл, и ты записываешь это. То на, что ты фокусируешься, остается в памяти, а раз прошло - и ты забыл.
Основные инструменты стары как мир: компьютер, бумага, диктофон. Но это еще не все, нужно позаботиться, во-первых, о том, чтобы потом эту информацию вы легко нашли, а во-вторых, чтобы понимали, что с не делать. Вот здесь и приходит на помощь программа MS Outlook. 

Записываете в задачу
Создаете задачу и определяете дату ее начала
Создайте заметку
Определяете ключевую область
Создаете документ и присоединяете его к задаче
Или сохраняете в папке соответствующей ключевой области

Бизнес наверное больше всего денег тратит из-за потери новых идей своих сотрудников. Деньги тратятся на внешних консультантов, а то, что под ногами не видят. Статистика свидетельствует о том, что каждый день в голове сотрудника рождается в среднем 4 идеи по поводу того, как улучшить бизнес. Основные функциональные сферы этих идей: как максимизировать прибыль, как лучше организовать работу,




Материал 3
Что первое вы делаете, когда звонит телефон?
 

«Поднимаю трубку», – скажите вы. Правильнее будет сначала открыть органайзер и взять ручку или же войти в «Дневник», создать и запустить часы.

Еще один похожий вопрос «Что делать, когда вы видите, что вам пришло электронное письмо?» 

Папка «Входящие» всегда пуста !

 Удалить
 Создать задачу
 Создать контакт
 Переместить в папку «Обработать»
 Переместить в папку «Ознакомиться»
 Переместить в папку «Переписка»
 Переместить в архив
 Переместить в какие-либо подпапки ключевых областей или проектов


Область нашей компетенции: 

Большинство работ, которые сейчас проводит InforManager, лежат в области систем переведения стратегических целей компании в ежедневное действие каждого сотрудника:
-перевод должностных инструкций (которые, обычно, никогда не работают) в план распределения времени,
-постановка целей и задач персоналу в соответствии с их ключевыми областями ответственности, - где они должны добиться результатов,
-проведение развивающих диалогов с персоналом,
-обучение менеджеров проводить различные типы совещаний: координационные, информационные, по решению проблем, по специальным вопросам,
-генерация различных форм отчетностей, принятие координационных действий и коучинга персонала по результатам предоставленной отчетности,
-базовое обучение всех умению "работать", через развитие навыков по управлению временем. 

Разделы рассматриваемых вопросов 

 Управление людьми
 Планирование
 Контроль
 Работа с клиентами
 Работа с информацией

Какие наиболее важные задачи решают на курсе наши клиенты? 

 Создать работающую взаимосвязь «стратегические планы–ежедневное действие»
Проблема всех миссий в том, что большинство сотрудников не понимает, что он должен делать каждую минуту для достижения этой миссии. Поэтому мы предлагаем компаниям внедрять систему «Развертывания миссии» до действий каждого сотрудника компании.
Можно предложить следующую логику в этом процессе: определение оргструктуры-Разработка должностных инструкций-Ключевые области в работе сотрудника (Категории)-Мероприятия. Таким образом совершая каждую операцию, сотрудник понимает как он реализует свои цели в компании и корпоративные цели. 

 Автоматизировать процесс делегирования, с помощью чего уменьшить количество задолженностей и отставания по задачам.
Вам не нужно вызывать подчиненного к себе или идти к подчиненному в другой кабинет, а по дороге пить кофе и отвечать на вопросы. Вы делегируете задачи и управляете компанией не вставая с своего места. 

 Упорядочить свои потоки работ и коммуникации, организовать свою работу и взаимодействие с другими
Иметь удобный контроль и обзор всех своих календарей: личных, по работе с партнерами, клиентами, маркетинговыми акциями.

 Привести отчетность к единым стандартам и Автоматизировать отчетность, чтобы она занимала минимум времени у моих подчиненных
 Контролировать процесс взаимодействия с клиентами 

 Напоминать о важных клиентах и задачах по работе с ними 

 Быстро находить нужную информацию 

 Структурировать свои идеи, заметки, разработки, документы 

 Увеличение коммуникаций и движения важной информации внутри компании (между сотрудниками)

Выгоды 

1. Инструкции сами по себе не работают их нужно перевести в ежедневные действия. Когда в одной из известных украинских компании руководитель отдела продаж

2. Оценить означает измерить (решения на основания информации). Нужен инструмент для оценки, как для боссов, так и сотрудников. Во-первых, он должен быть легко доступен, всегда находиться под рукой, а не ждать полчаса пока «его» принесут или нужно привлекать консультантов для обработки информации. Во-вторых, позволять измерить такие понятия как эффективность, продуктивность, качество. Вы спросите каким образом это можно сделать? Ответ прост: делает ли сотрудник те задачи, в том количестве и с той результативностью, которые были перед ним поставлены. Если же он не согласен
Эффективность и продуктивность. В идеале и тот, и другой должен, но на самом деле: босс за эффективность, а подчиненный – п. Босс хочет, чтобы люди работали от и до, а он будет указывать «иди сюда, делай то». Нужно, чтобы босс обучил, подчиненный определял тогда СЭДС, а руководитель контролировал продуктивность – результат.

3. Люди начинают работать. Во-первых, они выходят из стресса в ресурсное состояние и могут концентрироваться на работе. Во-вторых, они видят весь объем работ и не бывает так, что сделал сегодняшнюю задачу, а что дальше не знает (Кстати, из-за этих двух причин они и читают журналы – рисунок где линия немного зарисована, а немного чистая).




 
     Благодаря курсу осознала, что есть целый ряд ненужных привычек/жестов, которые могут отвлекать собеседника. Научилась следить за собой и подавлять эти жесты. Осознала, что обладаю почти всеми необходимыми навыками для успешного бизнеса и успешного общения.
Главный вывод: надо быть чуткой к собеседнику/клиенту, но и не забывать о себе, своих целях и интересах. Самое дорогое, что у меня есть – Я:)
...
Синельникова Ольга, менеджер по продажам, Evolution Group

Все отзывы
 
 
14 июня - мастер-класс "Как добиться, чтобы Ваши приказы исполнялись и организовывать работу своих подчиненных"
Валерий Глубоченко
20-21 июня бизнес-семинар "Школа эффективного руководителя"
Валерий Глубоченко
27-30 июня "Переговоры при продажах сложных товаров или услуг"
Валерий Глубоченко
Все тренинги




  УПРАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫМ И РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ   |   ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КЛИЕНТАМИ  

Украина, Киев, ул. М.Расковой, 11-Б, офис 212 e-mail:info@mypersonal.com.ua
© Все права защищены © Разработка сайта "CMS Webmanager-pro".